Vous pouvez avoir accès à de nombreux dossiers, notes, circulaires détenus par l’administration pour ensuite les consulter sur place ou en payant leur reproduction. Il vous suffit pour cela d’en faire la demande auprès de l’organisme concerné.
Que dit la loi ?
Tout citoyen peut avoir accès aux documents administratifs, qu’ils émanent d’une administration de l’État (ministère, préfecture…), d’une collectivité territoriale (région, département, commune), d’un établissement administratif (La Poste, la Sécurité sociale par exemple).
C’est la loi du 17 juillet 1978 qui a ouvert aux administrés le droit de prendre connaissance de certains documents administratifs, dans le but d’améliorer les rapports avec l’administration.
Les documents accessibles
Documents administratifs non nominatifs
Toute personne a le droit d’accéder aux documents administratifs à caractère non nominatif, sans avoir à expliquer la demande ou à justifier l’intérêt de les connaître.
Exemples : décisions, circulaires, avis, procès-verbaux de réunions…
Documents administratifs nominatifs
Seules les personnes concernées personnellement et dans certains cas le représentant légal ou les ayants droit peuvent obtenir les documents nominatifs (ceux comportant des appréciations ou des renseignements nominatifs).
C’est le cas des dossiers disciplinaires et de votre dossier médical. En effet, chacun peut personnellement accéder à ce dossier sur demande ainsi qu’aux autres informations relatives à sa santé, à l’exception des données concernant un tiers. Le patient peut demander à un médecin de l’assister dans cette démarche.
Les autres documents
Tous les documents qui, par leur objet ou leur nature, risqueraient de porter atteinte aux secrets de l’administration ne sont pas communicables. Exemples : documents relatifs à la défense nationale, à la sécurité publique, aux procédures devant les juridictions…
Faire la demande
Sachez avant tout que vous n’avez pas à préciser les motifs de votre demande, qui peut se faire oralement comme par écrit.
Le droit d’accès s’exerce soit par consultation gratuite sur place, si les modalités de conservation du document l’autorisent, soit par délivrance d’une copie.
Vous devez adresser votre demande à l’autorité qui selon vous détient le document. Si vous vous trompez de destinataire, l’administration doit transmettre la demande à l’autorité compétente, en application de l’article 20 de la loi du 12 avril 2000.
Modèle de lettre pour demander un document administratif
Nom et adresse
Autorité et adresse
Ville, le…………
Lettre recommandée avec accusé de réception
Monsieur le ….,
Monsieur ou Madame (Préfet, maire…),
J’ai l’honneur de solliciter la communication du (des) document(s) suivant(s) : (indiquez les documents demandés). Ces documents administratifs me sont, en effet, communicables en vertu de la loi du 17 juillet 1978.
Je vous remercie de me faire parvenir copies à mes frais, comme le prévoit la loi.
ou
Compte tenu du volume probable des documents concernés, je me déplacerai pour cette consultation à l’adresse du service que vous m’indiquerez, avec les horaires d’ouverture. Je préciserai sur place les pages du document dont je désire copie.
Je vous prie de croire, Monsieur ou Madame, en l’assurance de ma considération distinguée.
Signature
La réponse de l’administration
Si le document est consultable sur le fondement des dispositions de la loi du 17 juillet 1978, l’administration ne peut s’opposer à sa consultation.
Attention, l’administration ne peut être contrainte de reconstituer un document détruit, ou à faire des recherches pour retrouver un document. Elle n’est pas tenue non plus de donner suite aux demandes abusives, excessives ou répétitives.
Le coût
Les frais de reproduction peuvent être facturés par l’administration. La somme demandée ne peut excéder le coût réel supporté par l’administration.
Le tarif maximum est fixé à :
- 0,18 € par page de format A4 en impression noir et blanc.
- 2,75 € pour un CD-ROM.
Les copies réalisées sur d’autres supports que ceux cités font l’objet d’une tarification déterminée par l’autorité administrative qui peut prendre en compte :
- Le coût du support fourni au demandeur.
- Le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document.
En cas de refus de l’administration
L’article 7 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit que l’administration doit le notifier sous forme de décision écrite motivée.
Saisine de la CADA :
Vous pouvez alors saisir la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) avant tout recours juridique.
Vous devez pour cela envoyer un courrier par lettre recommandée avec accusé de réception en exposant les faits :
- Date de la demande.
- Date de la réponse ou refus de communication.
- Copie des documents.
La CADA accusera réception de votre courrier et vous rendra son avis dans un délai de 6 semaines.
Saisine du tribunal administratif
En cas de refus de la CADA, vous devez rédiger une lettre explicative et l’envoyer en recommandé avec accusé de réception au président du tribunal administratif de la région de l’administration qui refuse de vous communiquer le document que vous souhaitez consulter.
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